Optimización de legalización de gastos y caja menor a través de guía de procedimientos IG SERVICES SAS

Abstract

La empresa IG SERVICES SAS tiene su estructura muy bien organizada, hay personal determinado para cada tarea que requiera el área de gestión contable, los cargos a desempeñar están administrados de manera tal que todo allí esté en marcha. Gracias a la administración, se ha llegado a hacer grandes negocios y de ahí el éxito. La falencia evidenciada por medio del proceso de consultoría de la carrera universitaria es que, la empresa no tiene un manual de procedimientos y aunque cuente con una política individual para procesos como legalización de gastos y caja menor no se cumplen los requisitos permitidos para realizar gastos por medio de los trabajadores como topes de gastos a realizar, conceptos permitidos para legalizar, facturas no permitidas para creación de clientes o proveedores, entre otros. para estas actividades la rotación de personal es alta y no hay quien se apropie adecuadamente de la labor y se ve en la necesidad de capacitar al personal constantemente, este proceso fácilmente puede durar 1 mes, o sea, no hay capacitación rápida y eficaz del personal entrante. Lo que se busca lograr es la optimización adecuada de los reembolsos de gastos y caja menor a través de un manual de procedimientos y una política que minimice tiempo de legalización y contabilización en el software SAP en la empresa. Tomando como herramienta una encuesta dirigida a diferentes integrantes implicados en el área contable de la empresa para ver la importancia que tendría hacer una guía para las actividades objeto de este trabajo. El manual regido por la política se vuelve un punto importante para la empresa ya que le brindara agilidad y eficiencia a la hora de capacitar al personal nuevo con respecto al software para reforzar la política que rige estos procesos.