Instructivo de uso del software para el trámite de las facturas electrónicas y físicas en la empresa Flores Silvestres

Abstract

Con el pasar del tiempo observamos la evolución que han teniendo las empresas y el impacto que se ha generado en estas, gracias a la implementación y aplicación de normas contables, permitiendo así una evolución en los diferentes procesos; en este plan de mejoramiento se busca elaborar un instructivo de uso del software para el trámite de las facturas electrónicas y físicas que se manejan al interior de la compañía. Se identificó una falencia en el proceso de radicación de facturas en el sistema de gestión documental cronos, ya que hay retrasos en el momento de ingresarlas, estas no se registran de manera correcta, hay inconvenientes en la búsqueda de documentos, dado que no hay un manual claro para cada área, en el cual puedan seguir un paso a paso y realizar los procesos de asentamiento de manera correcta y efectiva; hay áreas que no cumplen con el deber ser. En este caso buscamos tener un control y evidencia de la documentación, debido a esto se va a realizar un manual o instructivo de uso del programa, también se va a elaborar un diagrama de flujo el cual represente la continuación de las actividades de cada proceso. Para ello, se va a mostrar el comienzo del proceso, los puntos de medida o secuencia que se deben tomar y el final del mismo, de manera que cada área pueda identificar y cumplir con sus respectivos procesos en el tiempo estimado. Finalmente se entrega a la compañía un instructivo con un paso a paso sobre todo el funcionamiento del sistema de gestión documental Cronos, para que así se pueda mejorar los procesos.