Diseño de un sistema de gestión documental para la comisaría de familia 15

Abstract

El presente trabajo tuvo como finalidad brindar a la comisaría de familia 15 un sistema de gestión documental diseñado en formato Excel que les permitiera gestionar de forma adecuada su producción documental. Para llevar a cabo esta actividad se realizó una investigación exploratoria que permitió identificar y determinar las dificultades y problemáticas presentadas en la situación actual en la gestión documental de la entidad. Se utilizaron fuentes de información primarias y secundarias, incluyendo entrevistas y observación directa que posibilitara determinar los requisitos y las normas establecidas para la correcta administración documental. Las prácticas en el área administrativa permitieron identificar la necesidad de establecer medidas para cambiar y dar solución a la problemática de gestión documental en la comisaría. Por lo tanto, se planteó como objetivo del proyecto el diseño de un sistema en herramienta ofimática que fuera fácil de manejar y permitiera a la comisaría ser mucho más eficiente en esta tarea. En los resultados obtenidos de las entrevistas realizadas al personal que se encontraba más envuelto en la actividad de gestión de documentos, se observó una falta de procedimientos y de un sistema que les facilitará organizar su archivo de forma eficiente; es por ello que el desarrollo del sistema de gestión documental en Excel pretende reducir los riesgos económicos que podrían asumir por la pérdida o mal uso de la información, garantizando la integridad, disponibilidad, búsqueda ágil y el bienestar de la comunidad a la que sirve la comisaría.