Documentación de procesos área de legalizaciones de anticipos a empleados y cajas menores

Abstract

La empresa Antioqueña de Porcinos es una entidad que maneja diferentes actividades económicas y cuenta con una estructura bien organizada, dividida en áreas que manejan diferentes procesos y subprocesos que en conjunto hacen que todo marche y funciones bien. En el área de Contabilidad hay personal que tiene funciones específicas encargado de controlar los diferentes subprocesos para que estos sean realzados de manera correcta. En el proceso de conocer la empresa se evidencio que el área no cuenta con una herramienta tan útil como lo son tener los procesos debidamente documentados para que así estos sean unificados y así se realicen de la misma forma por el personal que sea encargado de realizar estas funciones ya que son procesos muy repetitivos. El objetivo para mejorar esta situación es documentar los procesos de legalización de anticipos y cajas menores en el software contable (SAP) que se maneja en la empresa en el área de contabilidad para obtener una vista común de los mismos con instrucciones precisas y claras de cómo se deben ser realizados, este fue construido a través de entrevistas al personal encargado de realizar estas funciones, focus group y de reuniones realizadas con analistas y auxiliares contables para realizar reformas y mejoras que los hacen más fáciles y rápidos de hacer. Tener estos procesos documentados disminuye errores, retrocesos del trabajo y facilita la capacitación del nuevo personal aportando agilidad y eficiencia.